Marjolijn Boomsma, Unit Manager Facilitair SEIN

SEIN is het expertisecentrum voor epilepsie en slaapgeneeskunde. Het heeft meerdere vestigingen in Nederland waar cliënten langdurig verblijven. Newasco Van Houten werkt al sinds 2008 voor SEIN, en in 2022 kwam daar Newasco De Hoop bij voor de SEIN-vestiging in Zwolle.

Over SEIN

Als ziekenhuis voor aanvankelijk alleen epilepsie heeft SEIN een lange geschiedenis die teruggaat tot de 19e eeuw. Vanaf ca. 1880 kwam de aandacht en zorg voor epilepsiezorg in Nederland op gang bij de voorloper van SEIN. Een aantal jaar geleden is hier de zorg voor slaapstoornissen bijgekomen, omdat beide aandoeningen een oorzaak in de hersenen hebben. In meer dan honderd jaar tijd is de zorg voor epilepsie en slaapgeneeskunde uitgegroeid tot een omvangrijk expertisecentrum met veel vestigingen in Nederland.

Op dit moment heeft SEIN twee vestigingen waar ziekenhuiszorg wordt geleverd en drie hoofdvestigingen voor verblijf, waar mensen met epilepsie, en vaak ook andere beperkingen, permanent wonen en zorg krijgen. Deze zijn gevestigd in Cruquius en Heemstede in West- en Zwolle in Oost-Nederland. Daarnaast zijn er 12 poliklinieken verspreid over het land, vaak gehuisvest in een ziekenhuis.

Hoe lang werk je al samen met Newasco?

‘In West Nederland werken we al heel lang, sinds 2008, samen met Newasco Van Houten Heemstede voor de vestigingen in Cruquius en Heemstede. Dat ging via een aanbesteding, die werd uitgezet toen de oude wasserij ermee ophield. Dat betekent dat je een plan van eisen opstelt waarop bedrijven kunnen intekenen.

Belangrijk was dat we op zoek waren naar een totaalleverancier, die meer kon dan alleen ophalen, wassen en terugbrengen. Dat wil zeggen: het leveren van huurlinnen, lakens, handdoeken, maar ook het persoonsgebonden wasproces, inclusief het merken van de kleding door middel van het bevestigen van een barcode in de kleding. Én een mobiele linnenkamer, zodat de tellingen van het huurtextiel ook werden verzorgd.

We kwamen uit een periode waarin we enorme hoeveelheden huurlinnen op de afdeling hadden, en daar wilden we meer grip op krijgen. Dat voorraadbeheer werd noodzakelijk toen tijdens een reorganisatie onze eigen linnenkamer op het terrein van de Cruquiushoeve, met eigen ‘linnendames’, werd opgeheven.

Uiteindelijk kregen we meerdere aanbiedingen binnen, waaruit Newasco werd gekozen omdat ze aan de meeste punten in ons pakket van eisen voldeden en alle gewenste diensten in huis hadden. Het was vooral de combinatie van kwaliteit en prijs die de doorslag gaf.’ Daarnaast zagen we het als een voordeel dat de wasserij op 3,5 kilometer afstand gevestigd is van zowel Heemstede als Cruquius.

Sinds twee jaar werken we ook met Newasco De Hoop voor de vestiging in Zwolle. Mijn collega uit Zwolle was op zoek naar een nieuwe wasserij omdat het contract met de huidige wasserij was afgelopen. SEIN heeft als uitgangspunt dat, wanneer het mogelijk is, we werken met leveranciers die werkzaam zijn in beide regio’s. Sowieso streven we naar minder leveranciers, maar het levert schaalvoordelen op. De voorwaarden die SEIN heeft in de regio West Nederland gelden nu ook voor Oost Nederland.’

Voor en na Newasco

‘Werken met Newasco heeft een paar dingen veranderd in hoe we werken. Niet alleen doen ze het voorraadbeheer voor het normale textiel, maar ook voor de kussens en de specifieke medische dekbedden. Omdat wij daarvoor geen ruimte hebben, liggen die bij Newasco opgeslagen. Als we ze nodig hebben, worden ze snel uitgeleverd. Ook gaat sinds een paar jaar de facturatie voor het wassen van de persoonsgebonden kleding rechtstreeks naar de cliënt. Er is nu een direct lijntje tussen cliënt of vertegenwoordiger met de wasserij.

Dat was vroeger een enorme administratieve rompslomp vanwege het uitsplitsen van de factuur over alle individuele cliënten, en de continue vragen over bedragen of kwijtgeraakte kledingstukken. Daar waren dan heel veel telefoontjes voor nodig, naar cliënten en Newasco, en weer terug. Wij zaten ertussen, en dat is nu niet meer. En dat is erg fijn, want ontzorgt enorm en scheelt veel tijd.’

Wat betekent dit voor de cliënten?

‘Veel van onze cliënten hebben baat bij structuur. Het is heel fijn dat de wasserij op vaste dagen en tijdstippen de was levert. Cliënten weten dat wat ze vuil op donderdag inleveren bij Newasco, ze vaak op dinsdag weer terugkrijgen op de woning. Ook is de persoonlijke was op naam en per cliënt gebundeld. Zij weten daarom dat wat ze terugkrijgen, ook echt hun kleding is. Dat vertrouwen is belangrijk.’

Hoe zou je de kwaliteit van de dienstverlening van Newasco omschrijven?

‘Als ik de laatste paar jaar overzie, is de kwaliteit eigenlijk op alle fronten hartstikke goed. Newasco is gericht op samenwerken, ontzorgen en meedenken. En dat ligt minder voor de hand dan soms lijkt. Als een afdeling nét even iets anders wil of nodig heeft omdat de bewoners/cliënten daarom vragen, dan kan dat. Daar zitten grenzen aan, natuurlijk, maar bij speciale vragen wordt altijd meegedacht en komen we samen tot een goed werkbaar proces. Dat is erg fijn.

Verder is Newasco een voorloper op het gebied van duurzaamheid. Dat is ook voor SEIN belangrijk, want vanuit de eisen van onder andere de overheid worden we zelf ook getoetst op de partijen waarmee wij samenwerken. Dat geldt voor energieverbruik en -besparing, maar ook voor andere punten uit MVO. Zo werken ze samen met Spaarne Werkt, de sociale werkplaats, onze buren waar ook een aantal van onze cliënten werken. Duurzaamheid en MVO zijn inderdaad erg belangrijk en worden steeds belangrijker.’

Op welke manier heeft Newasco bijgedragen aan jouw dagelijkse praktijk?

‘Newasco ontzorgt ook mij persoonlijk als Unit Manager Facilitair. We hebben eens in de twee maanden een accountgesprek, maar deze gesprekken kosten mij weinig voorbereidingstijd. Het zijn altijd leuke gesprekken, waarin we elkaar meenemen in de wederzijdse ontwikkelingen en ze vooral meedenken met onze vragen. En dat gaat best ver. Zo hebben we een actieve cliëntenraad. Als er dan vragen zijn waarvoor een bezoek aan de wasserij nodig is, dan is dat geen probleem. Ze zitten dicht in de buurt en een klantenbezoek met rondleiding en uitleg bij Newasco is zo geregeld. Zo krijgen de leden van de raad inzicht en merken dat dingen soms net even wat moeilijker liggen dan ze dachten.

Newasco is geen leverancier die alleen het werk doet en dan niets meer van zich laat horen. De samenwerking gaat veel verder en dat stapje meer is erg fijn. Weer een voorbeeld: op onze klinische afdeling worden cliënten in de gaten gehouden door camera’s. Daarvoor is het belangrijk dat ze goed te zien zijn terwijl ze in bed liggen. We merkten dat standaard beddengoed niet werkte op de camera: de persoon was niet goed zichtbaar vanwege weerkaatsing van licht. We hebben toen samen uitgezocht bij welk soort stof de persoon wel goed te zien was en Newasco heeft op basis van deze stof specifieke medische dekbedden laten maken. Ook bij dit soort bijzondere dingen denken ze met ons mee.’

Hoe ervaar je de communicatie en service van Newasco?

‘Hetzelfde verhaal: er wordt snel gereageerd op mails en je kunt ze altijd bellen. Ze vinden het ook niet vervelend als zorgmedewerkers en cliënten of hun vertegenwoordigers zelf bellen. Daar wordt altijd goed op gereageerd. Omdat de beide vestigingen op loopafstand zitten van onze vestigingen, is het prima als een cliënt wil komen kijken als een kledingstuk zoek is.’

Wat merk je van het feit dat Newasco een familiebedrijf is?

‘Natuurlijk hebben we contact met beide broers (één voor de dienstverlening en één voor financiën). En pas geleden zagen we de zoon: die was zich aan het oriënteren en zich aan het klaarmaken om wellicht later het stokje over te nemen. Je merkt geen hiërarchie; iedereen gaat heel gelijkwaardig met elkaar om. Er is een familiaire sfeer: iedereen loopt zo bij elkaar binnen en het voelt heel vriendelijk. Ze zijn professioneel maar stralen echt ‘no nonsense’ uit.’

Zijn er zaken die je voor verbetering vatbaar vindt? ‘Op dit moment zou ik dit niet weten. Als we veranderingen in de dienstverlening willen, dan bespreken we dit en kijken we wat en hoe dit mogelijk is.’